Créer une base de connaissances à partir de vos documents
Une méthode concrète, étape par étape, pour transformer des PDF, fichiers Word et tableurs éparpillés en une base de connaissances fiable.
Par l'équipe Ophiry · Mis à jour le 23 octobre 2026
Une base de connaissances construite à partir de vos documents part des fichiers que vous avez déjà, pas d'une page blanche. Vous ajoutez les documents, une IA les lit tous et signale ce qui se contredit, vous validez un plan, puis chaque article est rédigé avec ses sources. La première version prend quelques heures au lieu de quelques semaines, et une personne la vérifie avant que quiconque la lise.
Construisez votre base de connaissances
De vos documents sources à un premier wiki, étape par étape. Tout reste modifiable ensuite.
Documents – Ajouter les documents sources
Carte – Lire vos documents
Concevoir la structure
Définir des règles éditoriales
Générer le premier plan
L'éditeur rédige un plan complet depuis vos documents. Vous le relisez et l'approuvez avant toute rédaction.
Pourquoi partir de vos documents
La plupart des organisations ont déjà mis leur savoir par écrit : procédures, manuels, contrats, présentations, tableurs. Le problème n'est pas que le savoir manque. Il est dispersé, dupliqué en plusieurs versions, et personne ne sait laquelle est à jour. Une base de connaissances construite à partir de ces documents garde ce qui est vrai, le rend facile à trouver, et relie chaque affirmation au document dont elle vient.
Les six étapes
| Étape | Ce que vous faites | Ce que vous obtenez |
|---|---|---|
| 1. Ajouter vos documents | Réunir les fichiers utiles, dans leur format d'origine | Des documents lus et prêts |
| 2. Lire les documents et vérifier la carte | Repérer ce qui se contredit ou se remplace, et trancher | Une version qui fait foi pour chaque sujet |
| 3. Concevoir la structure et générer le plan | Décider des articles et des sujets de chacun | Un plan sans doublons |
| 4. Valider le plan et rédiger | Approuver le plan, laisser l'IA rédiger | Des articles clairs et sourcés |
| 5. Publier | Mettre la base à disposition des lecteurs | Une édition publiée |
| 6. Interroger la base | Poser ses questions avec ses propres mots | Des réponses avec leurs sources |
1. Ajouter vos documents
Ne nettoyez pas les fichiers avant. Les anciennes versions, les scans et les tableurs sont utiles : ils montrent ce qui a changé et quand. Gardez les formats d'origine (PDF, Word, PowerPoint, Excel, CSV, Markdown, pages web) pour ne rien perdre dans une conversion.
Dans Ophiry, c'est la première étape de l'écran « Construisez votre base de connaissances » : « Ajouter des documents ». Chaque fichier est ensuite lu en arrière-plan, jusqu'au statut « Prêt ».
2. Lire les documents et vérifier la carte
Avant d'écrire, il faut lire l'ensemble une fois. Quels sujets reviennent ? Quels documents se contredisent ? Lequel en remplace un plus ancien ? Une politique récente qui remplace un ancien manuel est la première source de réponses fausses dans une base de connaissances, et seule une lecture de tout le corpus permet de la voir.
Dans Ophiry, l'étape « Carte – Lire vos documents » produit la Carte : les fichiers en désaccord, l'ancienne version barrée face à celle qui s'applique maintenant. Vous la vérifiez, puis vous cliquez sur « J'ai vérifié ». Rien n'est rédigé avant.
Déjà tranché
0
Fichiers en désaccord
4
Jamais expliqué
0
Vous avez vérifié
0 sur 4
Congés annuelsL'ancienneté augmente les congés annuels
Corvella Manuel de l'employé 2025.pdfavant
Les salariés à temps plein bénéficient de 21 jours de congés payés par année civile.
Corvella Politique de congés.pdfmaintenant
1 à 4 ans : 21 · 5 à 9 ans : 23 · 10 ans ou plus : 25
3. Concevoir la structure et générer le plan
Donnez à chaque sujet une seule place. Si les congés apparaissent dans le manuel, la politique RH et une FAQ, ils n'ont quand même qu'un article, qui s'appuie sur les trois. Un plan avec un seul article par sujet évite les pages contradictoires où finissent la plupart des wikis.
Dans Ophiry, trois étapes facultatives précèdent le plan : « Concevoir la structure », « Demander des articles précis » et « Définir des règles éditoriales ». Vient ensuite « Générer le premier plan ». Vous pouvez demander des changements au « Rédacteur en chef » avec vos propres mots.
Structure
Rédacteur en chef
Dites au rédacteur ce qu'il faut changer dans le plan.
Ajoute un article sur les jours fériés
C'est fait : « Jours fériés » est dans le plan, rédigé à partir du Manuel de l'employé.
4. Valider le plan et rédiger
Chaque article doit être écrit à partir des documents qu'il couvre, et chaque affirmation doit renvoyer au passage d'où elle vient. Le lecteur peut vérifier, et quand un document source change, vous savez quels articles mettre à jour.
Dans Ophiry, vous cliquez sur « Valider et rédiger ». Chaque phrase de l'article porte un numéro de citation qui ouvre son document source.
Congés annuels
Un salarié à temps plein a droit à 21 jours de congés par an, 23 jours de 5 à 9 ans d'ancienneté et 25 jours au-delà.1 Une absence de cinq jours au plus se demande sur le portail RH au moins deux semaines à l'avance.2 Jusqu'à cinq jours non pris peuvent être reportés, à prendre avant le 31 mars.3
5. Publier
Une IA peut écrire la première version ; une personne qui connaît le sujet doit la relire avant publication. Cette relecture est courte quand chaque phrase porte sa source.
Dans Ophiry, les articles restent en « Brouillon » jusqu'à ce que vous cliquiez sur « Publier » : la base devient une nouvelle édition, celle que verront les lecteurs.
6. Interroger la base
Une base de connaissances sert si l'on y trouve la réponse en quelques secondes. Les lecteurs posent leurs questions avec leurs propres mots, et la réponse cite l'article d'où elle vient.
Ophiry est un logiciel qui transforme les documents d'une organisation en base de connaissances claire, rédigée par l'IA et vérifiée par l'humain, que chacun peut interroger avec des réponses sourcées. Chaque lecteur ne voit que ce qui lui est destiné.
Combien de jours de congé ai-je après 5 ans ?
Vous avez droit à 23 jours de congés annuels après 5 ans d'ancienneté (temps plein). [1]
- Pour un temps partiel, les congés sont calculés au prorata et arrondis à la demi‑journée supérieure. [1]
Sources
1. Présence, télétravail et absences
Réponses issues uniquement des articles auxquels vous avez accès dans cette base.
Les erreurs fréquentes
- Partir d'une page blanche. Vous réécrivez ce qui existe déjà, et vous ajoutez de nouvelles erreurs.
- Copier les documents dans des pages. La copie d'un PDF de 40 pages n'est pas un article ; personne ne la lira.
- Plusieurs pages pour un même sujet. Le lecteur en trouve une et rate la correction faite dans l'autre.
- Pas de sources. Sans elles, personne ne distingue une règle actuelle d'une règle périmée.
- Pas de responsable. Sans quelqu'un chargé des mises à jour, une base de connaissances est dépassée en quelques mois.