كيف تنشئ قاعدة معرفة من مستنداتك

تبدأ قاعدة المعرفة المبنية على مستنداتك من الملفات الموجودة لديك أصلًا، لا من صفحة فارغة. تضيف المستندات، فيقرؤها الذكاء الاصطناعي كلها ويشير إلى ما يتعارض منها، ثم توافق على خطة، ويُكتب كل مقال مع مصادره. تستغرق النسخة الأولى ساعات بدل أسابيع، ويراجعها شخص قبل أن يقرأها أحد.

لماذا تبدأ من مستنداتك

معظم المؤسسات دوّنت معرفتها بالفعل: إجراءات، وأدلة، وعقود، وعروض تقديمية، وجداول بيانات. المشكلة ليست غياب المعرفة، بل تشتتها وتكرارها في عدة نسخ دون أن يعرف أحد أيها المعتمدة. قاعدة المعرفة المبنية على هذه المستندات تحتفظ بما هو صحيح، وتجعل الوصول إليه سهلًا، وتربط كل معلومة بالمستند الذي جاءت منه.

الخطوات الست

1. إضافة مستنداتك

لا تنظّف الملفات مسبقًا. النسخ القديمة والمستندات الممسوحة ضوئيًا وجداول البيانات مفيدة، لأنها تُظهر ما تغيّر ومتى. احتفظ بالصيغ الأصلية (PDF وWord وPowerPoint وExcel وCSV وMarkdown وصفحات الويب) حتى لا يضيع شيء أثناء التحويل.

في Ophiry، هذه هي الخطوة الأولى في شاشة «ابنِ قاعدة المعرفة الخاصة بك»: «إضافة مستندات». ثم يُقرأ كل ملف في الخلفية حتى يصبح «جاهز».

2. قراءة المستندات والتحقق من الخريطة

قبل الكتابة، اقرأ المجموعة كلها مرة واحدة. ما المواضيع المتكررة؟ أي المستندات تتعارض؟ أيها يحل محل مستند أقدم؟ سياسة حديثة تحل محل دليل قديم هي أكثر أسباب الإجابات الخاطئة شيوعًا في قواعد المعرفة، ولا يكشفها إلا قراءة المجموعة كاملة.

في Ophiry، تُنتج خطوة «الخريطة – قراءة مستنداتك» الخريطة: الملفات المتعارضة، والنسخة القديمة مشطوبة بجانب النسخة السارية الآن. تتحقق منها ثم تنقر «لقد تحقّقت منها». لا يُكتب شيء قبل ذلك.

3. تصميم البنية وإنشاء الخطة

امنح كل موضوع مكانًا واحدًا فقط. إذا وردت الإجازات في دليل الموظفين وسياسة الموارد البشرية وصفحة أسئلة شائعة، فلها مع ذلك مقال واحد يستند إلى الثلاثة. الخطة التي تمنح كل موضوع مقالًا واحدًا تمنع الصفحات المتناقضة التي تنتهي إليها معظم قواعد المعرفة.

في Ophiry، تسبق الخطة ثلاث خطوات اختيارية: «صمّم البنية» و«اطلب مقالات محددة» و«حدّد القواعد التحريرية». ثم تأتي «أنشئ الخطة الأولى». ويمكنك أن تطلب التغييرات من «رئيس التحرير» بكلماتك.

4. الموافقة على الخطة والكتابة

يجب أن يُكتب كل مقال من المستندات التي يغطيها، وأن تحيل كل معلومة إلى المقطع الذي جاءت منه. هكذا يستطيع القارئ التحقق، وعندما يتغير مستند مصدر تعرف أي المقالات يجب تحديثها.

في Ophiry، تنقر «الموافقة والكتابة». وتحمل كل جملة في المقال رقم إحالة يفتح مستندها المصدر.

5. النشر

يمكن للذكاء الاصطناعي كتابة النسخة الأولى، لكن على شخص يعرف الموضوع أن يراجعها قبل النشر. تكون هذه المراجعة قصيرة حين تحمل كل جملة مصدرها.

في Ophiry، تبقى المقالات «مسودة» حتى تنقر «نشر»: تصبح قاعدة المعرفة إصدارًا جديدًا، وهو ما سيراه القرّاء.

6. سؤال قاعدة المعرفة

تكون قاعدة المعرفة مفيدة حين يجد فيها القارئ الإجابة خلال ثوانٍ. يطرح القرّاء أسئلتهم بكلماتهم، وتستشهد الإجابة بالمقال الذي جاءت منه.

Ophiry برنامج يحوّل مستندات المؤسسة إلى قاعدة معرفة واضحة، يكتبها الذكاء الاصطناعي ويراجعها الإنسان، ويمكن لأي شخص أن يطرح عليها أسئلته ويحصل على إجابات مع مصادرها. ولا يرى كل قارئ إلا ما هو موجّه إليه.

أخطاء شائعة